PROCESO DE CONTROL

Es una función administrativa por medio de la cual se evalúa el rendimiento, el desempeño, la productividad, los costos, las normas, calidad, comportamiento, la eficiencia y la efectividad del proceso administrativo, de acuerdo con los objetivos organizacionales.

 

 

El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el contexto organizacional para evaluar el desempeño  general frente a un plan estratégico. Concepto de control expuestos por diversos autores estudiosos del tema:

·       Henry Fayol define la función de control en los siguientes términos “en una empresa el control consiste en verificar todo lo que ocurre de conformidad con el plan adoptado, las instrucciones impartidas y los principios establecidos. Tiene por objeto señalar las actividades y los errores, para rectificarlos y evitar que vuelvan a ocurrir. Opera en todas las cosas, personas y acciones”.

·       Robert B. Buchele lo define como: “el proceso de medir los actuales resultados en relación con los planes, diagnosticando la razón de las desviaciones y tomando las medidas correctivas necesarias”.

·       George R. Terry: “proceso para determinar lo que se está llevando acabo , valorización y, si es necesario, aplicando medidas correctivas,  de manera que la ejecución se desarrolle con lo planeado”.

·       Buro k. Scanlan: “el control tiene como objetivo cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos”.

·       Robert C. Appleby: “la medición y corrección de la realizaciones de los subordinados con el fin de asegurar que tanto los objetivos de la empresa como los planes para alcanzarlos se cumplan económica y eficazmente”. 

·       Robert Eckles, Ronald Carmichael y Bernanrd Sarchet: “es la regulación  de las actividades, de conformidad con un plan creado para alcanzar ciertos objetivos”.

·       Harold Koontz y Ciril O Donell: “implica la medición de lo logrado en relación con lo estándar y la corrección de las desviaciones, para asegurar la obtención  de los objetivos de acuerdo con el plan”.

·       Chiavenato: “el control es una función administrativa, es la fase del proceso  administrativo que mide y evalúa el desempeño y toma la acción correctiva cuando se necesita. De este modo el control es un proceso esencialmente regulador”.

 

La palabra control tiene muchas connotaciones y su significado depende de la función o del área en que se aplique; en este sentido, puede ser entendida como:

·       La función administrativa que hace parte del proceso administrativo junto con la planeación, organización y dirección, y lo que la precede.

·       Hay casos en los que la palabra control sirve para diseñar  un sistema automático el cual mantiene un grado constante de flujo o funcionamiento del sistema total; este es el caso del proceso de control de las refinerías de petróleo o de industrias químicas de procesamiento continuo o automático: el mecanismo de control detecta cualquier desvió de los patrones normales haciendo posible la debida regulación.

·       Como la función restrictiva de un sistema para mantener a los participantes dentro de los patrones deseados y evitar cualquier desvio. Es el caso de control de frecuencia y expediente de personal para evitar posibles abusos.

Controlar es un proceso fundamental y es una de las responsabilidades de la dirección y  está estrechamente vinculado con el proceso de planeación y de organización. Su impacto sobre la motivación y la conducta del grupo es muy significativo, es a la vez un proceso y un resultado. En términos tradicionales, la función de control incluye todas las actividades que el gestor emprende con el fin de asegurar que los resultados producidos sean congruentes con los resultados programados.

      ELEMENTOS DEL PROCESO DE CONTROL.

      El control es un proceso cíclico y repetitivo está compuesto de cuatro elementos:

·       Establecimiento de estándares: es la primera etapa del control, la cual establece los estándares o criterio de evaluación o comparación. Existe cuatro tipos de estándares, los cuales se presentan a continuación.

Estándares de cantidad: como volumen de producción, cantidad de existencias, cantidad de materias primas, números de horas, entre otros.

Estándares de calidad: como control de materia prima recibida, control de calidad de producción, especificaciones del producto, entre otros.

Estándares de tiempo: como tiempo estándar para producir un determinado producto, tiempo medio de existencias de un producto.

Estándares de costos: como costos de producción, costos de administración, costos de ventas, entre otros.

 

·       Evaluación de desempeño: es la segunda etapa del control y tiene como fin evaluar lo que se está haciendo.

·       Comparación del desempeño con el estándar establecido: es la tercera etapa del control, que compara el desempeño con lo establecido como estándar, para verificar si hay desvió o variación, esto es, algún error o falla con la relación al desempeño esperado.

·       Acción correctiva: es la última etapa del control cuyo objetivo es corregir el desempeño para adecuarlo al estándar esperado. La acción correctiva es siempre una medida de corrección y adecuación de algún desvió o variación con relación al estándar esperado.

   ÁREAS DE CONTROL.

El control actúa en todas las áreas y en todos los niveles de la empresa. Prácticamente todas las actividades de una empresa están bajo alguna forma de monitoreo.

Las principales áreas de control en la empresa son:

1.     ÁREAS DE PRODUCCIÓN: si la empresa es industrial, el área de producción es aquella donde se fabrican los productos, si la empresa fuera prestadora de servicios, el área de producción es aquella donde se prestan los servicios; los principales controles existentes en el área de producción son los siguientes

·       Control de producción: el objetivo fundamental de este control es programar, coordinar e implantar todas las medidas para lograr un óptimo rendimiento en las unidades producidas, e indicar el modo tiempo y lugar más indicados para lograr las metas de producción.

·       Control de calidad: pretende corregir cualquier desvió de los estándares de calidad de los productos o servicios en cada sección.

·       Control de costos: verifica continuamente los costos de producción ya sean de materia prima o de mano de obra.

·       Control de los tiempos de producción: por operario o por maquinaria; para eliminar desperdicios de tiempo o esperas innecesarias aplicando los estudios de tiempos y movimientos.

·       Control de inventarios: de materias primas partes y herramientas, productos en proceso y productos terminados.

·       Control de operaciones productivas: fijación de rutas, programas y abastecimientos, entre otros.

·       Control de desperdicios: se refiere a la fijación de sus mínimos tolerables y deseables.

·       Control de mantenimiento y conservación: tiempo de máquinas paradas, costos entre otros.

2.     Área comercial: es el área de la empresa que se encarga de vender o comercializar los productos o bienes producidos

      CONTROL DE VENTAS.

      Acompaña el volumen diario, semanal, mensual y anual de las ventas de la empresa por cliente, vendedor, región, producto, servicio, con el fin de señalar fallas o distorsiones en relación con las previsiones. Pueden nombrarse como principales controles de ventas:

·       Por volumen total de las mismas ventas.

      ·       Por tipo de artículos vendidos.

      ·       Por volumen de ventas estacionales.

      ·       Por el precio de artículos vendidos.

      ·       Por clientes.

      ·       Por territorios.

      ·       Por vendedores.

      ·       Por utilidades producidas.

      ·       Por costos de los diversos tipos de ventas.

CONTROL DE COSTOS.

Para verificar continuamente los costos de ventas, así como las comisiones de los vendedores, los costos de propaganda, entre otros.

3.     Área financiera: se encarga de los recursos financieros como: el capital, la facturación, los pagos, el flujo de caja, entre otros. Los principales controles en el área financiera son:

·       Control presupuestario: controla las previsiones de los gastos financieros, por departamento, para verificar cual desvió en los gastos.

·       Control de costos: control de costos de producción, de ventas, administrativos (salarios de la dirección y gerencia entre otros), financieros como los intereses y amortizaciones, préstamos o financiamientos externos entre otros.

1.     Área de recursos humanos: esta área administra el personal, los principales controles son los siguientes.

·       Control de asistencia y retrasos: verifica los retrasos y faltas justificadas del personal por motivos médicos y las no justificadas.

·       Control de vacaciones: señala cuando un funcionario debe entrar en vacaciones y por cuantos días.

·       Control de salarios: verifica los salarios, sus reajustes o correcciones, despidos colectivos, entre otros.

        PRINCIPIOS DEL CONTROL.

1.     Los controles se fijan objetivamente, no deben ser simples metas sino que deben orientarse de tal manera que las personas o subsistemas hagan o cumplan ciertas funciones, con el fin de alcanzar el objetivo propuesto.

2.     El control no debe ser más costoso que la desviación que evite.

3.     El control se basa siempre en la propiedad retroalimentadora del sistema.

4.     El control no debe ser reflejo del objetivo deseado, sino un recurso para medir el desempeño.

5.     El control debe ser flexible en forma correspondiente con la planeación.

TIPOS DE CONTROL

En los principios de administración expone tres tipos de control los cuales son

EL CONTROL DE FOMENTO AL AVANCE: es el tipo más deseable porque evita por anticipado los problemas y no el temor de corregirlos después se anticipa a los problemas conforme se presente.

EL CONTROL CONCURRENTE: como su nombre lo dice se da cuando una actividad está en proceso y permite a los administradores corregirlo antes de se vuelva demasiado costoso para la compañía, corrige el problema después que suceden.

EL DE RETROALIMENTACIÓN: ofrece información inmediata sobre el desempeño de esta manera la retroalimentación puede mejorar la motivación de los empleados.

 

 

    

 

 

 

PROCESO DE DIRECCIÓN

 

Es un elemento de la administración, en el cual se logra toda la realización efectiva de lo planeado mediante la autoridad del administrador, ejercida con base en decisiones, ya sean tomadas directamente o delegando dicha autoridad. La dirección es la parte esencial y central de la administración, a la cual se deben subordinar y ordenar todos los demás elementos.

Desde el punto de vista administrativo la dirección es la función ejecutiva de guía y supervisión a los subordinados y el propósito general es enseñarles y darles información necesaria para sus labores, revisar los trabajos, métodos y tomar la acción que permita la mejor realización.

 

La dirección opera básicamente en tres sentidos.

·        De máquinas, procesos tecnológicos y de investigación científica que tienden a ampliar la capacidad de dominio del hombre sobre la naturaleza.

·       La dirección de colectividad humana, enlazada a través de determinadas relaciones y que tienden a cumplir cierto objetivo.

·       En la dirección de los procesos que se producen en organismos vivos, de los cuales se sirve el hombre para procurarse lo que necesita para vivir o mantener el equilibrio entre la materia viva.

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA.

Es un proceso mediante, el cual, un grupo de personas realiza el esfuerzo de determinar objetivos y relacionado con ellos, elabora planes, programas y considera metas por alcanzar con el tiempo y en el espacio, las personas que asumen la responsabilidad de ser directivos y quienes los secundan, adquieren compromisos de hacer o no un conjunto de tareas interrelacionadas que se constituyen en medios para alcanzarlos.

ELEMENTOS DE LA DIRECCIÓN.

LA RESPONSABILIDAD. 

El director es responsable del cumplimiento de los objetivos de su área, el tiene que dar informe del desempeño y resultado de cada persona de su equipo de trabajo. Por lo cual tiene que establecer pautas y directrices de comportamiento organizacional.

EL ENTORNO.

El ambiente que rodea el trabajo de las personas debe ser agradable para que se motiven a la hora de hacer su trabajo, para así cumplir los objetivos de la empresa, el directivo debe diseñar incentivos y estrategias de motivación para así garantizar el cumplimiento de los objetivos.

ANÁLISIS DEL PERSONAL.

Se debe realizar una evaluación y análisis de desempeño y comportamiento. Este proceso inicia con la selección adecuada de personal.

 

PRINCIPIOS DE LA DIRECCIÓN.

Para lograr una dirección adecuada y eficiente se debe cumplir con los siguientes principios fundamentales.

PRINCIPIO DE LA COORDINACIÓN DE INTERESES.

“el logro del fin común se hará más fácil cuanto mejor se logre coordinar los intereses del grupo y aun los individuales de quienes participan en la búsqueda de aquel”.

PRINCIPIO DE LA IMPERSONALIDAD DEL MANDO.

“la autoridad en una empresa debe ejercerse más como producto de una necesidad de todo el organismo social que como resultado exclusivo  de la voluntad del que manda”.

 PRINCIPIO DE LA VÍA JERÁRQUICA.

Al dar una orden deben seguirse los conductos previamente establecidos y jamás omitirlos sin razón, ni en forma constante, cuando ocurre esto se da lugar a la duplicidad de mando. En el caso que se exija que un jefe superior de órdenes directamente sin pasarlas a través de los jefes intermedios deba explicarse la razón de haber tomado esa medida excepcional y notificarla mediante los jefes intermedio para que la tomen en cuenta y se evite la duplicidad de mando. Al romper vía jerárquica, deben reunirse las siguientes circunstancias:

·       Que realmente la orden sea tan importante para que amerite romper los canales establecidos.

·       Que ocurra en forma excepcional y extraordinaria; de lo contrario si el salto de los jefes intermedios estuviera dándose constantemente, en realidad ello significaría que los jefes inferiores son innecesarios  o que se les considera no preparados para su puesto.

PRINCIPIO DE LA RESOLUCIÓN DE CONFLICTOS.

Los conflictos e inconvenientes que surjan deben resolverse lo más pronto posible y de modo que no produzca el menor disgusto a las partes, es mejor resolver los conflictos a tiempo aun cuando la solución no satisfaga a todos. Es contrario a la eficiencia administrativa dejar que los problemas se resuelvan por si solos con el transcurso del tiempo.

PRINCIPIO DEL APROVECHAMIENTO DEL CONFLICTO.

Debe aprovecharse el conflicto para forzar el encuentro de soluciones. Mary Parker follet divide la forma de resolver conflictos en tres:

·       Por denominación: cuando una de las partes del conflicto obtiene todo lo que deseaba, con base en la perdida correspondiente de la otra de sus pretensiones.

·       Por compromiso o conciliación: cuando ambas partes solucionan su conflicto cediendo cada una, parte de sus pretensiones.

·       Por integración o coordinación: cuando ambas partes logran realizar de manera íntegra sus pretensiones.

 

 

LA COMUNICACIÓN.

Proceso basado en la interacción mediante el cual los conocimientos, tendencias y sentimientos son conocidos por otros. Para que exista comunicación debe existir un emisor, un receptor un mensaje y un canal a través del cual se enviara el mensaje, si alguno de estos elementos falla, se dice que ha ocurrido una interferencia y no se podrá establecer comunicación.

 

 

TIPOS DE AUTORIDAD.

Es importante tener presente la forma como tradicionalmente se le clasifica a la empresa.

AUTORIDAD JURÍDICA.

Es otorgada al personal de la empresa con el objeto de que puedan contar con el poder suficiente para exigir el cumplimiento de tareas, se clasifican a su vez en :

AUTORIDAD FORMAL.

Es ejercida por el jefe sobre los subordinados creando una cadena desde la cima hasta el último nivel de la empresa.

AUTORIDAD OPERATIVA.

Es la facultad para decidir sobre las acciones propias.

AUTORIDAD MORAL.

La otorgan los conocimientos, la experiencia el prestigio. Se impone por convencimiento y se divide en:

a)    TÉCNICA.

Es aquella que se tiene en razón de la experiencia, el prestigio y la capacidad que dan ciertos conocimientos, teóricos o prácticos.

b)    PERSONAL.

La que poseen ciertas personas en razón de sus cualidades morales, sociales, psicológicas, que les hace adquirir ascendiente indiscutible sobre los demás.

 

ELEMENTOS DEL MANDO.

·       Determinar lo que se debe hacer.

·       Establecer cómo debe hacerse.

·       Vigilar que lo que debe hacerse se haga.

 

 

 

PROCESO DEPARTAMENTALIZACIÓN

Es la división y el agrupamiento de las funciones y actividades involucradas en unidades específicas, es el método usado más frecuente para llevas acabo la división de trabajo, se clasifica en funciones, producto, geografía, cliente y otros tipos y se identifica a través del organigrama.

 

TIPOS DE DEPARTAMENTALIZACIÓN.

 DEPARTAMENTALIZACIÓN POR FUNCIONES O FUNCIONAL.

Se define por la naturaleza de trabajo y consiste en agrupar las actividades análogas según su función principal. La ventaja principal de la departamentalización funcional es que permite la especialización dentro de las funciones ejemplo: el departamento de producción se puede dividir en mantenimiento, control de calidad, ingeniería y fabricación, etc.

Es importante saber que puede ir acompañada de algunos efectos negativos: los miembros de un grupo funcional pueden desarrollar más lealtad a las metas de su grupo que a las de la organización, o se pueden desarrollar un conflicto entre los distintos departamentos que se esfuerzan por alcanzar metas distintas.

DEPARTAMENTALIZACIÓN POR PRODUCTOS.

Es conocida también como departamentalización por servicios, es aquella donde generalmente todas las actividades para producir y vender un producto se encuentran bajo un solo administrador.

·       También permite a las personas identificarse con un producto en particular y por eso se desarrolla un espíritu de solidaridad.

·       Facilita administrar cada producto como un centro de utilidad distinto dando la oportunidad para entrenar personal ejecutivo, al permitirle experimentar un amplio campo de actividades funcionales.

DEPARTAMENTALIZACIÓN POR GEOGRAFÍA.

Es conocida también como departamentalización territorial, esta se da con frecuencia en organizaciones que mantienen operaciones u oficinas dispersas y autónomas físicamente. Permite el empleo de trabajadores y vendedores locales, es un aspecto positivo ya que crea una buena reputación y un conocimiento de los deseos y sentimientos con los clientes locales.

DEPARTAMENTALIZACIÓN POR CLIENTE.

Está basada en la división por clientes servidos, en general este tipo de departamentalización se aplica a empresas comerciales, principalmente almacenes y su función consiste en crear unidades cuyo interés primordial es servir a los distintos compradores o clientes.

Otros tipos de departamentalización.

·       La departamentalización por números simples: lo más importante para el éxito es el número de trabajadores.

·       La departamentalización por proceso o equipo: las actividades se pueden agrupar de acuerdo al equipo o proceso usado.

·       Departamentalización por tiempo o turno.

ORGANIGRAMA.

La estructura organizacional de una empresa se representa gráficamente a través de un organigrama. Permite visualizar las áreas funcionales, las líneas de autoridad, los niveles jerárquicos, las relaciones de staff internas y externas, las relaciones entre áreas, las vías de supervisión y las líneas de comunicación, es decir el organigrama refleja la organización formal de una empresa.

El organigrama permite:

·       Analizar, detectar y corregir fallas en la estructura organizacional.

·       Servir de base histórica para estudios de progreso de la compañía.

·       Dar a conocer la estructura de la empresa a empleados y público en general.

·       Que los funcionarios identifiquen quien depende de quién.

 

TIPOS DE ORGANIGRAMAS.

VERTICALES.

Se estructuran teniendo en cuenta los niveles jerárquicos de arriba hacia abajo.

HORIZONTALES.

Se estructuran de izquierda a derecha. Los niveles altos se ubican en la parte izquierda y va disminuyendo de grado, hacia el lado derecho.

CIRCULARES.

La estructura organizacional se diseña a través de círculos en donde los niveles directivos se localizan en el centro y los niveles de autoridad van bajando de categoría hacia afuera.

CONCEPTO DE LÍNEA.

La autoridad lineal es la relación de la autoridad del empleado- empleador que se extiende del nivel superior de las organizaciones al escalafón más bajo, siguiendo lo que se denomina cadena de mando.

La autoridad lineal presenta las siguientes desventajas:

·       Cada empleado informa a una sola persona.

·       Es más fácil tomar decisiones.

·       Las responsabilidades están claramente definidas.

Como desventaja, se presenta que un supervisor necesita capacidad en diferentes áreas, lo cual puede resultar difícil al integrar líneas diferentes de autoridad departamental, y gran parte de la responsabilidad final de las operaciones del departamento pueden recaer en la administración de nivel superior, la cual debe estar en libertad para elaborar políticas y lineamientos generales.

A medida que las organizaciones crecen y se hacen más complejas, los administradores lineales se dan cuenta que no tienen tiempo, la experiencia o los recursos para desempeñar su trabajo en forma eficiente.

 

CONCEPTO DE STAFF.

Se refiere a los empleados que contribuyen a que el personal de línea trabaje con mayor eficacia. Son el grupo de expertos que asesoran en la toma de decisiones, las funciones de staff tienen un impacto indirecto dentro de la empresa ya que solo ofrecen asesoría, técnica, consultoría y monitoreo dentro de la misma en cualquiera de sus niveles