PROCESO DE CONTROL

Es una función administrativa por medio de la cual se evalúa el rendimiento, el desempeño, la productividad, los costos, las normas, calidad, comportamiento, la eficiencia y la efectividad del proceso administrativo, de acuerdo con los objetivos organizacionales.

 

 

El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el contexto organizacional para evaluar el desempeño  general frente a un plan estratégico. Concepto de control expuestos por diversos autores estudiosos del tema:

·       Henry Fayol define la función de control en los siguientes términos “en una empresa el control consiste en verificar todo lo que ocurre de conformidad con el plan adoptado, las instrucciones impartidas y los principios establecidos. Tiene por objeto señalar las actividades y los errores, para rectificarlos y evitar que vuelvan a ocurrir. Opera en todas las cosas, personas y acciones”.

·       Robert B. Buchele lo define como: “el proceso de medir los actuales resultados en relación con los planes, diagnosticando la razón de las desviaciones y tomando las medidas correctivas necesarias”.

·       George R. Terry: “proceso para determinar lo que se está llevando acabo , valorización y, si es necesario, aplicando medidas correctivas,  de manera que la ejecución se desarrolle con lo planeado”.

·       Buro k. Scanlan: “el control tiene como objetivo cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos”.

·       Robert C. Appleby: “la medición y corrección de la realizaciones de los subordinados con el fin de asegurar que tanto los objetivos de la empresa como los planes para alcanzarlos se cumplan económica y eficazmente”. 

·       Robert Eckles, Ronald Carmichael y Bernanrd Sarchet: “es la regulación  de las actividades, de conformidad con un plan creado para alcanzar ciertos objetivos”.

·       Harold Koontz y Ciril O Donell: “implica la medición de lo logrado en relación con lo estándar y la corrección de las desviaciones, para asegurar la obtención  de los objetivos de acuerdo con el plan”.

·       Chiavenato: “el control es una función administrativa, es la fase del proceso  administrativo que mide y evalúa el desempeño y toma la acción correctiva cuando se necesita. De este modo el control es un proceso esencialmente regulador”.

 

La palabra control tiene muchas connotaciones y su significado depende de la función o del área en que se aplique; en este sentido, puede ser entendida como:

·       La función administrativa que hace parte del proceso administrativo junto con la planeación, organización y dirección, y lo que la precede.

·       Hay casos en los que la palabra control sirve para diseñar  un sistema automático el cual mantiene un grado constante de flujo o funcionamiento del sistema total; este es el caso del proceso de control de las refinerías de petróleo o de industrias químicas de procesamiento continuo o automático: el mecanismo de control detecta cualquier desvió de los patrones normales haciendo posible la debida regulación.

·       Como la función restrictiva de un sistema para mantener a los participantes dentro de los patrones deseados y evitar cualquier desvio. Es el caso de control de frecuencia y expediente de personal para evitar posibles abusos.

Controlar es un proceso fundamental y es una de las responsabilidades de la dirección y  está estrechamente vinculado con el proceso de planeación y de organización. Su impacto sobre la motivación y la conducta del grupo es muy significativo, es a la vez un proceso y un resultado. En términos tradicionales, la función de control incluye todas las actividades que el gestor emprende con el fin de asegurar que los resultados producidos sean congruentes con los resultados programados.

      ELEMENTOS DEL PROCESO DE CONTROL.

      El control es un proceso cíclico y repetitivo está compuesto de cuatro elementos:

·       Establecimiento de estándares: es la primera etapa del control, la cual establece los estándares o criterio de evaluación o comparación. Existe cuatro tipos de estándares, los cuales se presentan a continuación.

Estándares de cantidad: como volumen de producción, cantidad de existencias, cantidad de materias primas, números de horas, entre otros.

Estándares de calidad: como control de materia prima recibida, control de calidad de producción, especificaciones del producto, entre otros.

Estándares de tiempo: como tiempo estándar para producir un determinado producto, tiempo medio de existencias de un producto.

Estándares de costos: como costos de producción, costos de administración, costos de ventas, entre otros.

 

·       Evaluación de desempeño: es la segunda etapa del control y tiene como fin evaluar lo que se está haciendo.

·       Comparación del desempeño con el estándar establecido: es la tercera etapa del control, que compara el desempeño con lo establecido como estándar, para verificar si hay desvió o variación, esto es, algún error o falla con la relación al desempeño esperado.

·       Acción correctiva: es la última etapa del control cuyo objetivo es corregir el desempeño para adecuarlo al estándar esperado. La acción correctiva es siempre una medida de corrección y adecuación de algún desvió o variación con relación al estándar esperado.

   ÁREAS DE CONTROL.

El control actúa en todas las áreas y en todos los niveles de la empresa. Prácticamente todas las actividades de una empresa están bajo alguna forma de monitoreo.

Las principales áreas de control en la empresa son:

1.     ÁREAS DE PRODUCCIÓN: si la empresa es industrial, el área de producción es aquella donde se fabrican los productos, si la empresa fuera prestadora de servicios, el área de producción es aquella donde se prestan los servicios; los principales controles existentes en el área de producción son los siguientes

·       Control de producción: el objetivo fundamental de este control es programar, coordinar e implantar todas las medidas para lograr un óptimo rendimiento en las unidades producidas, e indicar el modo tiempo y lugar más indicados para lograr las metas de producción.

·       Control de calidad: pretende corregir cualquier desvió de los estándares de calidad de los productos o servicios en cada sección.

·       Control de costos: verifica continuamente los costos de producción ya sean de materia prima o de mano de obra.

·       Control de los tiempos de producción: por operario o por maquinaria; para eliminar desperdicios de tiempo o esperas innecesarias aplicando los estudios de tiempos y movimientos.

·       Control de inventarios: de materias primas partes y herramientas, productos en proceso y productos terminados.

·       Control de operaciones productivas: fijación de rutas, programas y abastecimientos, entre otros.

·       Control de desperdicios: se refiere a la fijación de sus mínimos tolerables y deseables.

·       Control de mantenimiento y conservación: tiempo de máquinas paradas, costos entre otros.

2.     Área comercial: es el área de la empresa que se encarga de vender o comercializar los productos o bienes producidos

      CONTROL DE VENTAS.

      Acompaña el volumen diario, semanal, mensual y anual de las ventas de la empresa por cliente, vendedor, región, producto, servicio, con el fin de señalar fallas o distorsiones en relación con las previsiones. Pueden nombrarse como principales controles de ventas:

·       Por volumen total de las mismas ventas.

      ·       Por tipo de artículos vendidos.

      ·       Por volumen de ventas estacionales.

      ·       Por el precio de artículos vendidos.

      ·       Por clientes.

      ·       Por territorios.

      ·       Por vendedores.

      ·       Por utilidades producidas.

      ·       Por costos de los diversos tipos de ventas.

CONTROL DE COSTOS.

Para verificar continuamente los costos de ventas, así como las comisiones de los vendedores, los costos de propaganda, entre otros.

3.     Área financiera: se encarga de los recursos financieros como: el capital, la facturación, los pagos, el flujo de caja, entre otros. Los principales controles en el área financiera son:

·       Control presupuestario: controla las previsiones de los gastos financieros, por departamento, para verificar cual desvió en los gastos.

·       Control de costos: control de costos de producción, de ventas, administrativos (salarios de la dirección y gerencia entre otros), financieros como los intereses y amortizaciones, préstamos o financiamientos externos entre otros.

1.     Área de recursos humanos: esta área administra el personal, los principales controles son los siguientes.

·       Control de asistencia y retrasos: verifica los retrasos y faltas justificadas del personal por motivos médicos y las no justificadas.

·       Control de vacaciones: señala cuando un funcionario debe entrar en vacaciones y por cuantos días.

·       Control de salarios: verifica los salarios, sus reajustes o correcciones, despidos colectivos, entre otros.

        PRINCIPIOS DEL CONTROL.

1.     Los controles se fijan objetivamente, no deben ser simples metas sino que deben orientarse de tal manera que las personas o subsistemas hagan o cumplan ciertas funciones, con el fin de alcanzar el objetivo propuesto.

2.     El control no debe ser más costoso que la desviación que evite.

3.     El control se basa siempre en la propiedad retroalimentadora del sistema.

4.     El control no debe ser reflejo del objetivo deseado, sino un recurso para medir el desempeño.

5.     El control debe ser flexible en forma correspondiente con la planeación.

TIPOS DE CONTROL

En los principios de administración expone tres tipos de control los cuales son

EL CONTROL DE FOMENTO AL AVANCE: es el tipo más deseable porque evita por anticipado los problemas y no el temor de corregirlos después se anticipa a los problemas conforme se presente.

EL CONTROL CONCURRENTE: como su nombre lo dice se da cuando una actividad está en proceso y permite a los administradores corregirlo antes de se vuelva demasiado costoso para la compañía, corrige el problema después que suceden.

EL DE RETROALIMENTACIÓN: ofrece información inmediata sobre el desempeño de esta manera la retroalimentación puede mejorar la motivación de los empleados.